【汀实用】这些常用的公文排版技巧，你都学会了吗？

用Word制作公文，在设置页码、行数和字数、页眉时，常会遇到一些比较棘手的问题，怎么调都和范本不一样，有了这篇文章，对照做就再也没问题啦。

一、设置页码

2012年6月国家质检总局、国家标准化委员会联合发布的《党政机关公文格式》（以下简称“《格式》”）中关于页码的规定主要有：

1.页码位于版心外。

2.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

3.信函格式的首页不显示页码。

这些规定让页码设置变得不易操作，主要表现在页码的位置及空白页不显示页码两个方面。关于页码设置，请用如下方法：

第一步：解决页码与版心的距离问题。

首先重新设置页眉和页脚。单击Word窗口功能栏中的“文件”，打开“页面设置”，在对话框中找到“版式”，将其中“距边界”的“页眉”设置为3.7cm，即公文用纸天头（上白边）的尺寸。根据公文用纸幅面尺寸（210mm×297mm）、公文用纸天头（上白边）尺寸（37mm±1mm）、版心尺寸（156mm×225mm）的要求，可计算出版心下边缘至下页边的距离为35mm，为了满足页码数字左右的一字线上距版心下边缘7mm的要求，应将“版式”中“距边界”的“页脚”设置为2.8cm。

第二步：解决插入页码问题。

要实现页码“一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线。”“单页码居右空一字，双页码居左空一字”的要求，需进行以下操作：

①单击Word窗口功能栏中的“文件”，打开“页面设置”，在对话框中找到“版式”，在“页眉和页脚”中选择“奇偶页不同”（因奇偶页的页码格式不同，所以要分别设置）。

②单击Word窗口功能栏中的“插入”，打开“页码”对话框，在“对齐方式”中选择“外侧”，打开“格式”对话框，将“数字格式”选择为“1，2，3，…”。

③将光标置于第一页，单击Word窗口功能栏中的“视图”，打开“页眉和页脚”，在页脚中点击外侧的页码“1”，出现文本框后，将页码“1”的字号改为4号半角宋体，然后在“1”的左右各输入一条一字线（左右一字线与页码应保留一个半角字符的间距），再将该页码文本框右缩进一个汉字，保证右侧空出一个汉字的距离。

④按照上述办法在第二页页面中设置偶数页页脚，要注意此时的数字是“2”，且将页码文本框左缩进一个汉字，保证左侧空出一个汉字的距离。

第三步：解决首页不显示页码或空白页不显示页码问题。

单击Word窗口功能栏中的“文件”，打开“页面设置”，在对话框中找到“版式”，在“页眉和页脚”中选择“首页不同”；单击Word窗口功能栏中的“插入”，打开“页码”对话框，将“首页显示页码”前的勾取消。

要解决公文的空白页和版记页不编排页码的问题，则需进行如下操作：

①先将光标置于空白页上一页的页末。

②单击Word窗口功能栏中的“插入”，打开“分隔符”，在其中的“分节符类型”下面选择并单击“下一页”。

③双击空白页的页码，出现“页眉和页脚”的标记，在“页眉和页脚”工具栏内找到并点击“链接到前一个”。

④选中空白页或版记页的页码，删除该页码即可。

二、设置行数和字数

《格式》规定，“一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心”，其前提是“如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字”，因此该规定一般只针对公文的正文。

要实现此规定，需进行如下操作：

单击Word窗口功能栏中的“文件”，打开“页面设置”，在对话框中找到“文档网格”，点击“指定行和字符网格”，再将“字符”的每行设置为“43”，“字符”的跨度设置为“10.3磅”，将“行”的每页设置为“22”，跨度设置为“28.5磅”。

三、去除页眉中的横线

进行页眉和页脚操作时，如果自动应用“页眉”样式，页眉中会出现一条横线，有两种方法可以去除。

方法一：双击页眉区域，出现页眉编辑虚线框，全选页眉文字（如无文字则选中回车键符号）。单击Word窗口功能栏中的“格式”，打开“边框与底纹”，将“边框”菜单下的“自定义”设为“无”，在右边找到组合框“应用于”，打开后选择“段落”，点击“确定”，页眉中的横线即消失。

方法二：双击页眉区域，出现页眉编辑虚线框，单击Word窗口功能栏中的“编辑”，选择“清除”，单击其中的“格式”选项，页眉中的横线即消失。

以上是基于Word2003版本介绍的操作方法，如果使用Word的其他版本，可参考本文的介绍适当处理。

本文来源：《秘书》杂志

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