从会场布置看会议如何组织

文/犀利姐

有没有发现我们一辈子要开很多的会？普通一点的读书的时候要开班会，毕业前要参加招聘会找工作，工作了以后要参加工作例会，高端一点的还要参加联谊会、招商会、新闻发布会，场面大一点的要参加人大会、党代会，专业性强一点的要参加项目论证会、听证会，形式多样一点的还要参加电视电话会议、网络视频会议。

犀利姐最高纪录是一个月22个工作日开了24个会，每天像明星走穴赶场一样奔赴各个会议现场，很有一种当“会长”的感觉。仔细观察发现每一个会议的规模、性质、目的、内容的不同决定了场所选择和现场布置的不同，那我们反推一下，通过观察会场现场的布置来学习一下会议如何筹备。

第一类：剧场式

桌形摆设：在会议厅内面向讲台摆放座椅，中间留有过道，大多设计为扇面弧形，桌椅呈倾斜或阶梯式摆放，便于开放视野。

特点：充分利用空间、容纳人数多，适合大型会议、会场布置较为庄重、正式，如人大会、党代会、报告会等。这样的会议准备时间长，重要环节包括参会人员的确定及邀请、工作人员分工合作各司其职、现场布置需与会议主题相契合、新闻宣传要及时跟踪报道等。

第二类：课桌式

桌形摆放：会议室的桌椅面对主席台像学校课桌一样按排摆放，一般会有投影设备，可设发言席。

特点：参会者可以有放置资料及记笔记的桌子，方便做记录，适用于培训会、学习会、动员会、工作会、新闻发布会等。这一类会议场地一般可以容纳几十至上百号人，应用性较强，在工作实务中运用的较多。会议现场会有专门的主持人负责把控会议流程，维护会议秩序，工作人员根据会务需要会提前发放会议资料、组织签到签名，邀请领导、专家进行专业培训或发表讲话进行动员，会上会安排专门人员进行图文记录，为活跃气氛可以进行一些现场互动问答环节。

第三类：围桌式

桌形摆放：大多以椭圆形长桌摆放会议室中间或由桌子拼接围成中圈，椅子围绕桌子外围摆放，桌子中间可摆放些绿色植物。

特点：会场布局紧凑，参会人员根据会场大小一般不会太多，桌上可摆放话筒便于不同位置参会人员发言。适用于政府部门工作布置会、研讨会、座谈会、协调会、听证会、论证会等。围桌式会议除了正常的工作交办、布置会外，研讨会、座谈会、协调会等都具有较强的参与性交流性，有时候甚至会引发争论，所以对于这类活动的组织方面对于会场秩序的控制是至关重要的，要求参会人员务必遵守会场纪律、依次发表意见，同时组织者要做好图片和文字的会议记录。

除了以上三种外，会议桌形摆放还有宴会式、鸡尾酒会式、岛屿式等，宴会式以餐桌摆放，设有演出台，适合于举办茶话会、庆功会、联谊会等，鸡尾酒会式以酒会式摆桌，摆放酒水饮料及餐点，一般不设椅子，以自由交流为主，适用于商务性的招商会、洽谈会、推广会、慈善晚宴等，岛屿式与宴会式类同，以桌子分别摆放成独立岛屿状，参会人员围桌而坐便于交流讨论，适用于小组讨论、头脑风暴会议。

宴会式：

鸡尾酒会式：

岛屿式：

通过上面图文并茂的接受，最后我们来概括一下会议的组织程序框架。

第一，精心做好会前筹备工作。

场地选择（地点、可容纳人数等）、物资准备（灯光、音响、投影、录像、摄影、录音、电子投票等设备调试、签到手册、茶水、会议资料等）、现场布置（会议横幅、电子显示屏、发言席、桌椅摆放、嘉宾座次、会议铭牌、线路指示、宣传展板等）、人员安排（会务资料、后勤保障、秩序维护、新闻报道、主持嘉宾等）。

第二，认真做好会中组织工作。

做好会场内的综合协调和应急处理工作。

第三，积极做好会后收尾工作。

总结会议组织经验，撰写总结材料，对会议成果进行报道。

无论是哪一种会议，组织程序都是万变不离其宗，因为会议种类太多，这里就不举例进行说明了。希望大家通过对会议布置的学习，提高你对会议组织流程的认识，面试过程中，你可以根据题干的会议类型，迅速在脑海里构画出一幅会议场景，再回想一下会议组织流程框架，填充框架内容，答案就应运而生了。